8 THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH NÊN THAY ĐỔI TRÊN MICROSOFT OFFICE

Microsoft Office có rất nhiều thiết lập mặc định nhưng không phải thiết lập nào trong số đó cũng là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Trang MakeUseOf đã liệt kê những thiết lập mặc định phổ biến của Microsoft Office bạn cần thay đổi để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.

Một số thiết lập có mặt trên tất cả các ứng dụng trong bộ Microsoft Office, trong khi đó một số thiết lập chỉ có mặt trên một ứng dụng nhất định. Chúng ta sẽ tìm hiểu những thiết lập phổ quát trước, sau đó lần lượt đến Excel, PowerPoint và Word. Một vài tuỳ chọn có sẵn trên tất các các ứng dụng phổ biến của bộ công cụ văn phòng đến từ Microsoft.

Tuỳ chỉnh thanh Ribbon

Ribbon là thanh trình đơn nằm ở trên cùng cửa sổ ứng dụng và chứa các lối tắt, cũng như các lệnh để thực hiện hầu hết các tác vụ phổ biến. Để tuỳ chỉnh nó, bạn truy cập vào File > Options > Customize Ribbon.

Ở cột bên trái, bạn sẽ thấy tất cả các lệnh có sẵn trên Office, trong khi đó cột bên phải là tất cả các lệnh hiện hành trên thanh Ribbon.

Bạn hãy nhấp vào đối tượng lệnh bên trái và nhấn nút Add>> để di chuyển nó sang bên phải. Nếu muốn tuỳ chỉnh sâu hơn, bạn có thể nhấn nút dấu cộng để mở rộng các chuyên mục lệnh.

Vị trí lưu file

Nếu bạn thường xuyên lưu file của mình vào cùng một vị trí, bạn nên sửa đường dẫn lưu file mặc định của Office. Để làm vậy, bạn vào File > Options > Save và tìm đến nhóm Save documents.

Đầu tiên, bạn đánh dấu chọn mục Save to Computer by default. Tiếp sau đó, bạn nhấn nút Browse tại mục Default local file location và tìm đến vị trí bạn muốn lưu file. Sau đó nhấn 2 lần nút OK.

Excel: Số lượng bảng tính

Trên những phiên bản trước, mặc định Excel luôn luôn mở sẵn 3 bảng tính khi bạn tạo một file Excel mới. Ba bảng tính này được thiết kế với mục đích cho người dùng biết rằng Excel có khả năng xử lý nhiều bảng tính trên một file. 3 là con số đáp ứng tốt nhu cầu của hầu hết người dùng và họ không cần phải xoá bớt những bảng tính dư thừa nếu họ không cần đến chúng.

Giờ đây, mọi thứ đã thay đổi, đa số người dùng đều biết rất rõ rằng Excel có chức năng đa bảng tính. Chính vì thế, mặc định Microsoft chỉ mở một bảng tính trên một file Excel mới.

Cách thay đổi số bảng tính này rất đơn giản. Trên Excel, bạn truy cập vào File > Options. Tại thẻ General, bên dưới mục When creating new workbooks, bạn nhập giá trị mong muốn (không quá 255) vào ô Include this many sheets và sau đó nhấn nút OK

Excel: Ngắt dòng văn bản

Trên Excel, bạn không thể đọc toàn bộ văn bản khi văn bản dài hơn độ rộng của ô. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách ngắt dòng văn bản để nó hiển thị vừa trong một ô.

Để Excel tự động ngắt dòng mặc định, trước hết bạn cần tạo một file Excel mới, di chuyển đến thẻ Home trên thanh Ribbon, chọn Cell Styles bên trong nhóm Styles và nhấp chuột phải lên Normal và chọn tuỳ chọn Modify.

Tiếp theo, bạn nhấn nút Format. Chuyển sang thẻ Alignment và đánh dấu chọn vào mục Wrap text. Nhấn nút OK hai lần.

Thao tác trên chỉ có hiệu lực trên file Excel hiện hành. Cái chúng ta muốn là nó tự động áp dụng trên tất cả các file Excel trong tương lai. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Excel Template.

Để dùng Excel Tempate, bạn cần biết thư mục khởi động của Excel. Nếu bạn chưa biết, bạn cứ để Excel mở và nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình biên tập VBA. Tiếp đến, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, nhập dòng lệnh ?application.StartupPath và nhấn Enter. Đường dẫn đến thư mục khởi động của Excel sẽ hiển thị ngay bên dưới dòng lệnh.

Vào File > Save as, đặt tên cho file Excel là book và tại trình đơn xổ xuống Save as type, bạn chọn Excel Template. Bây giờ, bạn duyệt đến đường dẫn thư mục khởi động của Excel bạn tìm được ở trên và lưu file Excel Template vào đó. Tất cả các bảng tính Excel mới bạn đều sẽ sử dụng Template này.

PowerPoint: Loại bỏ slide màn hình đen kết thúc

Khi bạn trình chiếu đến slide cuối của file PowerPoint, slide cuối cùng bạn nhìn thấy không phải là slide kết thúc của bạn, thay vào đó là một màn hình đen với dòng chữ End of slide show, click to exit. Nó ở đó để báo cho bạn biết rằng bài trình chiếu của bạn đã kết thúc. Tuy nhiên, nếu bạn đã tạo sẵn một slide để kết thúc bài trình chiếu của mình, slide này lại trở nên dư thừa.

Slide màn hình đen được kích hoạt mặc định nhưng bạn có thể tắt nó trên tất cả các file trình chiếu. Truy cập File > Options và chọn thẻ Advanced ở cột bên trái. Cuộn xuống đến nhóm Slide Show và bỏ dấu chọn mục End with black slide.

Nhấn nút OK để lưu lại các thay đổi.

PowerPoint: Chế độ xem khi mở file

Khi bạn mở một file PowerPoint, mặc định nó sẽ được mở ở chế độ xem khi bạn lưu file. Hình thu nhỏ và ghi chú trên file có xuất hiện hay không phụ thuộc rất nhiều vào thiết lập này. Bạn có thể thay đổi chế độ xem mặc định này để PowerPoint tự động áp dụng chế độ xem theo ý bạn.

Để thay đổi chế độ xem, bạn vào File > Options và chọn Advanced từ bên trái. Cuộn xuống dưới đến nhóm Display, và chọn chế độ xem bạn muốn tại trình đơn xổ xuống Open all documents using this view. Nhấn nút OK để lưu lại các thay đổi.

Word: Thay đổi phông chữ mặc định

Trước đây, phông chữ mặc định trên Word là Times New Roman nhưng giờ nó là Calibri. Nếu bạn không phải là tín đố của phông Calibri và thường xuyên phải thay đổi phông khi soạn thảo, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách đặt lại phông chữ mặc định trên Word.

Di chuyển đến thẻ Home trên thanh Ribbon và bên trong nhóm Font, bạn nhấn nút hình mũi tên hướng xuống hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + D. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới nơi bạn có thể chọn phông chữ, kiểu chữ và cỡ chữ theo ý muốn của bạn.

Khi đã vừa ý, bạn nhấn nút Set As Default và chọn All documents based on the normal template? sau đó nhấn nút OK.

Word: Vô hiệu hoá hộp thoại tuỳ chọn dán

Khi bạn dán thứ gì đó vào Word, hộp thoại tuỳ chọn dán (Paste Options) sẽ tự động xuất hiện cho phép bạn chọn kiểu định dạng bạn muốn dán. Bạn có thể nhanh chóng tắt hộp thoại này bằng cách nhấn phím Esc nhưng nếu bạn không bao giờ cần đến nó, bạn có thể tắt nó hoàn toàn.

Để vô hiệu hoá hộp thoại Paste Options, bạn vào File > Options và chọn Advanced từ bên phải. Di chuyển đến nhóm Cut, copy, and paste và bỏ chọn mục Show Paste Options button when content is pasted. Nhấn nút OK.